Thailand Immigration Rules during COVID-19

Thailand Immigration Rules during COVID-19

Extension for Thai Permanent Residency, Visa-on-Arrival, Long-term Visa and Temporary Border Pass during COVID-19 State of Emergency

Due to the enactment of “Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) (“EPAES”) which took effect from March 26, 2020. Travel restrictions were implemented to control the spread of COVID-19.

The previous announcement issued on April 7, 2020 stated that Thai permanent residency (“PR”), visa-on-arrival (“VOA”), long-term visa and Temporary Border Pass (“TBP”) holders were allowed a grace-period of stay until the end of April 2020. However, due to the ongoing crisis, a new notification from the Ministry of Interior Re: Permission issued on April 21, 2020 had furthered extended the previous grace period.

This newsletter will cover the new extension and exemption regulations for Thai permanent residency (“PR”), visa-on-arrival (“VOA”), long-term visa and Temporary Border Pass (“TBP”) holders.

Thai Permanent Residency (PR)

Under Thailand’s Immigration Act B.E. 2522 (1979), those who have been issued a PR permit (a blue book) can reside permanently in Thailand, with no need to apply for an extension of stay. If the holder wishes to leave the country, he/she must apply for a notification of leave that is valid for 1 year.

In the event that the holder cannot return to Thailand within the 1-year period (i.e. before the notification of leave expires), he/she is allowed an extension until COVID-19 pandemic has been resolved and the travel restrictions have been lifted. To this end, the holder must report to the immigration officer once he/she had returned to Thailand.

Visa-on-Arrival (VOA) & Long-term visa

Visitors with visa-on-arrival (VOA) and long-term visa may reside in Thailand until July 31, 2020. The Thai Immigration Bureau also waived the 90 days requirement to report his/her residential address to the immigration officer. There will be no additional fees or documents to be submitted to the Thai authority.

Temporary Border Pass (TBP)

Those who have been issued a TBP will be allowed to reside in Thailand until the Thai border has re-opened. Nonetheless, the TBP holder must leave Thailand within 7 days from the border reopening date, all overstay fees will be waived.

Entry Rules

Due to the enactment of the EPAES, special regulations were implemented for those that wishes to enter Thailand, the regulations are as follow.

1). Entry by Air Travel

Eligible for: Exempt individuals/professions, logistic providers, aircraft/transport personnel, diplomats, state officials, foreigners with working permit and Thai citizen.

 

  • Contact Thai Ministry of Foreign Affairs or Thai Embassy before departure
  • Prepare the following documents
    • Medical certificate (fit-to-fly), valid for 72 hours from issuance
    • Thai Embassy verification certificate
    • Thai Ministry of Foreign Affairs verification certificate
  • Temperature checks (under 37.3 °C)
  • On arrival in Thailand, download and register “AOT Airport Application”
  • Subject to mandatory 14 days state quarantine

2). Required Documents

 

 

 

 

 

Court of First Instance Proceeding Postponement

Court of First Instance Proceeding Postponement

As an effort to slow down the spread of Covid-19, Thailand Office of Judicial Administration Commission (“JAC”) has implemented new rules and regulations for Thailand’s Court of First Instance proceedings. These changes are designed to reduce necessary gathering in compliance with social-distancing rules, as well as, Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) (“EPAES”) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) (“CDA”). The changes to court proceedings are as below.

1). Special Proceeding Cases

Period: March 24 – May 31, 2020

All related proceedings, discoveries, hearings or trials scheduled during the stated period will be postponed and appointed a new date. With this being said, exemption cases are the following:

  1. Criminal cases, that the defendant is incarcerated during the proceeding, such as: witness examination in a guilty plea and evidence examination;
  2. Civil cases, such as: appointment of guardianship, appointment of an estate manager or declaration of a missing person;
  3. Other cases, where:
    • The plaintiff and court agreed that it is appropriate and safe to proceed;
    • A postponement may adversely affect either parties, and that the consents from both parties are required in order to proceed.

Despite the above exemptions, the court may decide to postpone if the number of participants exceed an appropriate limit.

2). Ordinary and Special Cases

Period: March 24 – May 31, 2020

All related proceedings, discoveries, hearings or trials scheduled during the stated period will be postponed and appointed a new date. With exemption cases as the following:

  1. Criminal cases where the defendant is incarcerated during the proceeding;
  2. Other cases where:
    • The litigant wishes to proceed with the discovery;
    • The court deemed appropriate and safe to proceed;
    • That a postponement may adversely affect either parties.

Regardless, the court may decide to postpone if the number of participants exceed an appropriate limit.

3). Filing of Complaint, Deference of Criminal case, Requesting Court Order, Imprisonment and Bail

Requests for any actions above and other related actions will continue as usual. However, there is likely to be a change in operation hours due to the social distancing guideline.

Overall, in consideration of the on-going effort to reduce the spread of COVID-19, relates parties should consider whether the court proceeding is avoidable. If this is the case, it would be best to postpone the proceeding to a later date. If you have further question or need any assistance, please contact us at law@ilct.co.th.

Annual General Meeting (AGM) during COVID-19 Pandemic

Annual General Meeting (AGM) during COVID-19 Pandemic

In the usual circumstances, Thailand’s Annual General Meeting (“AGM”) is required to be held within 4 months from the end of the company’s fiscal year as per the , Thailand Civil and Commercial Code (“CCC”).

In light of the ongoing COVID-19 outbreak the recent announcements issued under the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) (“EPAES”) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) (“CDA”) have caused postponement to the routinely held AGM so that the latest COVID-19 preventative protocols are to be complied with by everyone

This article will provide FAQs regarding AGM arrangement for both Public Company Limited and Private Company Limited.

Should AGM be postponed?

Short answer is “YES”. Due to the enactment of the EPAES, many public venues are ordered to be closed, as well as, restrictions on large public gathering. These two regulations alone justify the postponement of a large public gathering such as the AGM. The EPAES is effective national wide, meaning that it applied to all AGM scheduled to be held in other provinces (beside Bangkok metropolitan). Thailand Department of Business Development (“DBD”) and Thailand Ministry of Commerce(“MOC”) have confirmed that the AGM can be postponed to a later date (after COVID-19 outbreak subsided) by submitting a letter to the DBD’s registrar after the AGM has been held.

Under this new regulation, companies are required to notify the shareholders of the AGM postponement either via typical announcement, online announcement or SETLink. Moreover, holding the AGM via electronic conference should be avoided as there are certain conflicting regulations (i.e. 1/3 of the quorum is required to be in the same place) that may violate the EPAES or CDA. Overall, AGM postponement is recommended.

AGM Important Requirements

With this being said, the AGM will still have to comply with the rules and regulations set forth by the TCCC, which are:

 

  • Consider and approve the previous minutes of shareholders’ meeting;
  • Consider the company’s operating results of the previous year;
  • Consider and approve the audited annual financial statements;
  • Consider and approve the distribution of dividends
  • Consider and approve the appointment of directors whose term expires by rotation;
  • Consider and approve the remuneration of directors;
  • Consider and approve the appointment of external auditor and auditing fee;
  • In case there are other significant agendas, the company must ensure the information provided to shareholders is sufficient and complete.

Special Requirements (if any):

 

  • Annual dividend may be changed into interim dividend payment with the approval and announcement from the Board of Directors. The dividend must be distributed within 1 month from the approval date;
  • Election/rotation of the Board of Directors may be postponed until the COVID-19 outbreak has ended and the AGM has been held, the current Board of Directors may retain the position until then;
  • Companies may appoint a new or retain the current external auditors approved by the Securities and Exchange Commission (“SEC”) until the COVID-19 outbreak has ended and the AGM has been held. New appointment of an external auditor should be proposed for approval at the AGM.

Document Submission Deadlines

List of Shareholders:

 

  • For Private Company Limited – 14 days from the new AGM date
  • For Public Company Limited – 1 month from the new AGM date

Annual Financial Statements:

 

  • 1 month from the new AGM date

Submission Route:

Due to the current COVID-19 protocol, all related documents should be submitted via DBD e-Filing portal (http://efiling.dbd.go.th/). Nonetheless, companies should also keep paper copies for backup purposes.

For further assistance on AGM related rules and regulations during COVID-19 outbreak, please contact us at law@ilct.co.th.

 

 

Protocol for Listed Company during COVID-19

Protocol for Listed Company during COVID-19

 

Due to the on-going COVID-19 crisis which has affected the upcoming annual general meeting (AGM). The Thai Securities and Exchange Commission (“SEC”) had announced a few changes to the related regulations for the listed companies as set out below.

Regulation Changes:

  • Temporary appointment of an external auditor – A listed company may appoint a temporary external auditor without holding an AGM. In this instance, the Board of Directors can select an external auditor approved by the SEC or allow the previous external auditor to audit the financial statements for the 1st quarter of 2020.  Once the AGM can be held, the usual appointment of the external auditor shall then be officially proposed for the shareholders’ approval.
  • Submission of reports concerning the financial condition and the business operation – Taken effect from March 31, 2020, the SEC has allowed an extension of the deadline for the submission of (1) quarterly financial statements (2) annual financial statements and (3) annual registration statement with an ending period from January 1, 2020 – May 31, 2020. To be eligible for an extension, the company must:
    • Submit a request for an extension to the SEC Office before the due date of such period along with explanations (COVID-19 impacts) and proposed the new submission date of the reports.
    • The company must make an extension announcement via SETLink or other medium that the shareholders can access.
  • Financial statements extension period – If granted an extension, the new timeframes are as follows:
    • Submission of quarterly financial statements must not exceed the end period of the next quarterly statements;
    • Submission of annual financial statements and annual registration statements must not exceed 4 months from the end of the fiscal year.
  • Dividend payment – In the absence of an AGM, the Board of Directors may approve the dividend in the form of an interim dividend payment instead. For dividend payment in the form of an asset or share, the company must still undergo a normal AGM process and obtain shareholders’ approval, thus payment of dividend in this form is not advisable until an AGM can be held.
  • Shareholders announcement – The company is required to keep shareholders updated on any change to the regulations and rules during COVID-19 outbreak (i.e. AGM postponement). Related announcements should be posted on SETLink.

For further assistance on Thai company registration process during COVID-19 outbreak, please contact us at law@ilct.co.th.

 

For further assistance on Thai company registration process during COVID-19 outbreak, please contact us at law@ilct.co.th.

 

Guideline for holding the AGM via a video conference

Guideline for holding the AGM via a video conference

Due to the impracticality made by the Announcement of National Council for Peace and Order No. 74/2557 on Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014), which imposed restrictions including: (1) 1/3 of the quorum must be present in the same place and (2) participants/attendants must be in the Kingdom at the same time. These restrictions were found to be conflicting with the current social distancing guideline imposed by the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) and Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) along with the WHO’s health guideline. As a result, many businesses had no option but to postpone their annual general meeting (AGM) until the crisis is mitigated.

To resolve the impracticality, the Thai government made an additional announcement on the Emergency Decree on Electronic Media Conference, B.E. 2563 (2020) which came into effect on April 19, 2020. The new announcement effectively lifted the previously mentioned (1) and (2) restrictions. Under this new regulation, 1/3 of quorum is no longer required to be at the same venue nor within the Kingdom during the AGM. Hence, meeting via video conferencing will now be valid.

Nonetheless, corporate entities must comply with the regulations issued by the Ministry of Information and Communication Technology on Security Standards for Electronic Media Conference, B.E. 2557 (2014). This announcement encompasses various regulations including meeting’s technical requirements and security guideline.  

Technical Requirements

  • Participants/attendants must have both video and audio access to the conference.
  • Participants/attendants must be able to tele-communicate at all times during the conference.
  • There must be basic video conferencing equipment/function available, such as: microphones, video cameras, projectors or shared-screen function etc.
  • There must be equipment/function to reduce interference during the video conference, such as: noise-filtering and video buffering.
  • The meeting administrator has the ability to halt, pause or modify the video conference as appropriate.

Security Guideline

  • There must be a sufficient identification, verification and authorization protocol for the participants/attendants.
  • Record all audio and visual contents of the meeting (except confidential matters).
  • Record all video traffic information of the meeting.
  • The recorded media must be in non-editable format and stored in a secure server/medium.
  • The recorded media must correctly display crucial information, such as: time, date, and IP address, etc.
  • The meeting administrator has the ability to display all related documents via video conference.

For now, corporate entities  wishing to hold an AGM may refer to the guideline issued by the Ministry of Digital Economy and Society. The full guide can be downloaded via this link (http://dmsic.moph.go.th/index/detail/8076). As long as the video conference follows the guideline, it will be a valid evidence under the laws.

แนวทางปฏิบัติสำหรับบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดเกี่ยวกับการจัดประชุมสามัญประจำปี

แนวทางปฏิบัติสำหรับบริษัทจำกัดและบริษัทมหาชนจำกัดเกี่ยวกับการจัดประชุมสามัญประจำปี

เนื่องจากสถานการณ์ของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือ โรคโควิด 19 ได้ทวีความรุนแรงและแพร่ระบาดอย่างรวดเร็ว ซึ่งรัฐบาลจำเป็นต้องใช้มาตรการเข้มงวดและเร่งด่วนเพื่อควบคุมมิให้โรคแพร่ระบาดออกไปในวงกว้าง  นายกรัฐมนตรีโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรี จึงได้ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินในทุกเขตท้องที่ทั่วราชอาณาจักรโดยให้มีผลนับแต่วันที่ 26 มีนาคม 2562 เป็นต้นไป

ภายใต้ประกาศสถานการณ์ฉุกเฉินนี้ นายกรัฐมนตรีหรือบุคคลที่ได้รับมอบหมายมีอำนาจออกข้อกำหนดตลอดจนมาตรการต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการป้องกันมิให้สถานการณ์ร้ายแรงมากขึ้น ซึ่งข้อกำหนดและมาตรการดังกล่าวอาจส่งผลกระทบโดยตรงต่อการประชุมสามัญประจำปีของบริษัท ไม่ว่าจะเป็น มาตรการห้ามชุมนุมในสถานที่แออัด ซึ่งผู้ใดฝ่าฝืนจะต้องรับโทษตามมาตรา 18 แห่งพระราชกำหนดการบริหารราชการในสถานการณ์ฉุกเฉิน พ.ศ. 2548 รวมถึงมาตรการปิดสถานที่ ที่เสี่ยงต่อการติดต่อโรค เช่นสถานที่ให้บริการห้องประชุมในท้องที่กรุงเทพมหานคร มาตรการพึงปฏิบัติสำหรับบุคคลบางประเภทที่มีความเสี่ยงต่อการติดต่อโรคให้อยู่ในเคหสถาน ซึ่งมาตราการเหล่านี้อาจส่งผลกระทบต่อผู้ที่จะมาเข้าร่วมประชุม ผู้ใดที่ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติอาจมีความผิดตามมาตรา 52 แห่งพระราชบัญญัติโรคติดต่อ พ.ศ. 2558 เป็นต้น

สำนักงานฯ ได้ตระหนักถึงปัญหาข้างต้น จึงจัดทำบทความนี้ขึ้นเพื่อให้บริษัทใช้เป็นแนวทางในการจัดประชุมสามัญประจำปีอย่างถูกต้องและชอบด้วยกฎหมาย โดยสรุปได้ดังต่อไปนี้

การเลื่อนการประชุมสามัญประจำปี:

ตามประกาศกรุงเทพมหานครฯ เรื่อง สั่งปิดสถานที่เป็นการชั่วคราว (ฉบับที่ 4) ลงวันที่ 27 มีนาคม 2563 ได้กำหนดให้สถานที่ให้บริการห้องประชุมหรือสถานที่อื่นใดที่มีลักษณะเดียวกันซึ่งตั้งอยู่ในเขตพื้นที่กรุงเทพมหานคร เป็นสถานที่เสี่ยงต่อการติดต่อโรค และมีคำสั่งให้ปิดสถานที่ดังกล่าวเป็นการชั่วคราว ดังนั้น บริษัทจึงได้รับผลกระทบในส่วนของสถานที่การจัดประชุมโดยเฉพาะบริษัทมหาชนจำกัด ที่ไม่สามารถจัดการประชุมสามัญประจำปีในเขตพื้นที่กรุงเทพมหานครได้ ประกอบกับเจตนารมณ์ของประกาศฉบับนี้ ที่ต้องการลดโอกาสการแพร่ระบาดของโรคในสถานที่ ที่มีความเสี่ยงสูงซึ่งรวมถึง สถานที่ให้บริการห้องประชุม ดังนี้บริษัทอาจจำเป็นต้องเลื่อนการประชุมออกไป

สำหรับการจัดประชุมในท้องที่อื่นนอกเหนือจากกรุงเทพมหานครนั้นแม้ว่าจะยังไม่มีประกาศ คำสั่งหรือระเบียบใด ๆ สั่งห้ามออกมาเป็นการเฉพาะ  แต่เมื่อพิจารณาตามเจตนารมณ์ของภาครัฐที่เกี่ยวข้อง และเพื่อความปลอดภัยของผู้เข้าร่วมประชุมในระหว่างที่การแพร่ระบาด ณ ขณะนี้ยังคงลุกลามและจำนวนผู้ป่วยได้เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในจังหวัดต่าง ๆ ของประเทศไทย ดังนี้จึงเห็นว่าบริษัทควรพิจารณาเลื่อนการประชุมออกไปเช่นเดียวกัน

ในการนี้ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ได้อนุญาตให้บริษัทที่ได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดดังกล่าวจนเกิดเหตุขัดข้องและไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมได้ล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด สามารถยื่นหนังสือชี้แจงต่อนายทะเบียนกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายหลังจากที่ได้มีการจัดประชุมสามัญประจำปีไปแล้ว ทั้งนี้เป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง มาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 หรือโรคโควิด 19 ฉบับลงวันที่ 4 มีนาคม 2563

ประเด็นสำคัญที่บริษัทควรพิจารณาในกรณีเลื่อนการประชุมมีดังต่อไปนี้

  • บริษัทสามารถเลื่อนการประชุมสามัญประจำปี ไปได้โดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าทราบก่อน ทั้งนี้ การประชุมที่เลื่อนมาดังกล่าวยังคงต้องดำเนินการประชุมให้ถูกต้องครบถ้วนตามวิธีการที่กำหนดไว้ในข้อบังคับของบริษัทและตามที่กฎหมายกำหนด ซึ่งได้แก่ การพิจารณาระเบียบวาระการประชุมในเรื่องต่อไปนี้ ที่กฎหมายกำหนด
    • การพิจารณารับรองรายงานการประชุมผู้ถือหุ้นครั้งก่อน
    • การรายงานผลการดำเนินงานของบริษัทในปีที่ผ่านมา
    • การพิจารณาเลือกตั้งกรรมการบริษัท และกำหนดค่าตอบแทนคณะกรรมการบริษัท
    • การพิจารณางบการเงิน งบดุลและบัญชีกำไรขาดทุนที่ผู้สอบบัญชีตรวจสอบแล้ว
    • การพิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชี และกำหนดจำนวนเงินค่าสอบบัญชี
    • การพิจารณาจัดสรรกำไรและการจ่าย/งดจ่ายเงินปันผล
  • เมื่อได้มีการจัดการประชุมแล้ว บริษัทยังคงมีหน้าที่ต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทตามที่กฎหมายได้กำหนดไว้ ซึ่งในสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด 19 ให้หมายถึงภายใน 14 วันนับจากวันประชุมที่เลื่อนมากรณีเป็นบริษัทจำกัด และภายใน 1เดือนนับจากวันประชุมที่เลื่อนมากรณีเป็นบริษัทมหาชนจำกัด
  • บริษัทจะต้องนำส่งงบการเงินของบริษัท ตามที่กฏหมายได้กำหนดไว้ ซึ่งในสถานการณ์การแพร่ระบาดของCOVID-19 ให้หมายถึงภายใน 1 เดือน นับจากวันประชุมที่เลื่อนมา
  • บริษัทมีหน้าที่นำส่งหนังสือชี้แจงการเลื่อนประชุม ซึ่งตัวอย่างสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของกรมพัฒนาธุรกิจการค้า หนังสือชี้แจงนี้สามารถยื่นให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้นับแต่วันที่ได้จัดประชุมสามัญประจำปีไปจนถึงวันที่นำส่งงบการเงินตามข้อ 3. โดยเลือกนำส่งผ่านได้ 3 ช่องทาง ได้แก่
    • นำส่งผ่านทางเว็บไซต์กรม
    • นำส่งด้วยตนเอง
    • นำส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน
  • การประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปี (ถ้ามี) อาจทำได้โดยอาศัยมติคณะกรรมการของบริษัทแทน โดยเปลี่ยนเป็นการประกาศจ่ายเงินปันผลระหว่างกาล และจะต้องจ่ายภายใน 1 เดือน นับจากวันที่คณะกรรมการของบริษัทมีมติ
  • ในช่วงระหว่างที่ยังไม่มีการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น คณะกรรมการที่ครบกำหนดพ้นจากตำแหน่งตามวาระ ยังคงต้องดำรงตำแหน่งอยู่ต่อไปจนกว่าจะมีการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา  
  • ในช่วงระหว่างที่ยังไม่มีการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้น บริษัทจำเป็นต้องใช้ผู้สอบบัญชีรายเดิมไปก่อนจนกว่าจะมีการพิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชีรายใหม่ และการกำหนดค่าตอบแทนผู้สอบบัญชีโดยที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา
  • สำหรับการยื่นสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นของบริษัทตามข้อ 2. การยื่นงบการเงินของบริษัทตามข้อ 3. และการยื่นสำเนารายงานประจำปีและสำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นของบริษัทมหาชนจำกัด บริษัทจะต้องยื่นเอกสารดังกล่าวผ่านทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) เพียงช่องเดียวเท่านั้น ซึ่งเป็นไปตามประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่อง การยื่นงบการเงินและสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้นทางอิเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) พ.ศ. 2563 ลงวันที่ 1 เมษายน 2563

สำหรับกรณีบริษัทจดทะเบียน ทางสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) และคณะกรรมการกำกับตลาดทุน (ก.ต.ท.) ก็ได้จัดทำมาตรการรองรับออกมาเช่นกัน โดยกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม โดยสรุปได้ดังนี้

  • การแต่งตั้งผู้สอบบัญชี ตามข่าว ก.ล.ต. ฉบับที่ 65/2563 กรณีบริษัทจดทะเบียนมีความจำเป็นต้องเลื่อนการจัดประชุมสามัญผู้ถือหุ้นประจำปีออกไปเป็นเหตุให้ไม่สามารถแต่งตั้งผู้สอบบัญชีได้ ให้คณะกรรมการแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจาก ก.ล.ต. เข้าทำการสอบทานงบการเงินงวดไตรมาส 1 ปี 2563 ของบริษัทก่อนได้ และเมื่อบริษัทจดทะเบียนได้มีการจัดการประชุมสามัญประจำปีแล้วจึงนำเสนอผู้สอบบัญชีดังกล่าวให้ที่ประชุมอนุมัติเป็นการต่อไป
  • การจัดส่งงบการเงิน ตามข่าว ก.ล.ต. ฉบับที่ 57/2563 ก.ต.ท. มีมติให้ผ่อนผันระยะเวลาการจัดส่งงบการเงินของบริษัทจดทะเบียนที่เข้าเกณฑ์ดังต่อไปนี้
    • คณะกรรมการตรวจสอบของบริษัทจดทะเบียนพิจารณาแล้วเห็นว่า บริษัทจดทะเบียนได้รับผลกระทบตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น มีบริษัทย่อยหรือบริษัทร่วมหรือมีทรัพย์สินที่ใช้ในการประกอบธุรกิจหลักอยู่ในประเทศที่ใช้มาตรการปิดประเทศ หรือมีเหตุการณ์ที่ส่งผลกระทบต่องบการเงินอย่างมีนัยสำคัญ เป็นต้น และ
    • บริษัทจดทะเบียนได้เปิดเผยเรื่องดังกล่าวผ่านระบบสารสนเทศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLink) แล้ว

ทั้งนี้ ก.ล.ต. มีแนวทางพิจารณาขยายระยะเวลาการจัดส่งงบการเงินที่จะปิดงวดภายในเดือนพฤษภาคม 2563 ไม่เกิน 3 เดือนนับแต่วันครบกำหนดส่ง ส่วนกรณีงบการเงินประจำปีไม่เกิน 4 เดือน นับแต่วันสิ้นงวดปีบัญชี บริษัทจดทะเบียนที่มีลักษณะตามเกณฑ์ข้างต้นและประสงค์จะขอผ่อนผันการจัดส่งงบการเงินควรจัดทำหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อ ก.ล.ต. เป็นการต่อไป

สำหรับบริษัทจดทะเบียนที่ประสงค์จะประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปีแต่ไม่สามารถจัดประชุม
ผู้ถือหุ้นบริษัทสามารถเปลี่ยนจากการประกาศจ่ายเงินปันผลประจำปีเป็นประกาศจ่ายเงินปันผลระหว่างกาลซึ่งอาศัยเพียงมติที่ประชุมคณะกรรมการของบริษัท ยกเว้นกรณีของบริษัทจดทะเบียนที่ประสงค์ประกาศจ่ายเงินปันผลในรูปแบบของหุ้นปันผล บริษัทจดทะเบียนยังคงต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดไว้ กล่าวคือ จะต้องมีการจัดการประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อพิจารณาอนุมติให้บริษัทประกาศจ่ายเงินปันผลในรูปแบบของหุ้นปันผล กรณีนี้ไม่สามารถใช้มติของที่ประชุมคณะกรรมการเพื่อพิจารณาอนุมัติได้ ฉะนั้นเรื่องดังกล่าวอาจต้องรอเสนอต่อที่ประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่เลื่อนมา

นอกจากนี้ บริษัทจดทะเบียนควรประกาศแนวทาง นโยบาย หรือระเบียบของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการประชุมผู้ถือหุ้นให้ผู้ถือหุ้นของบริษัทรับทราบอย่างสม่ำเสมอผ่านช่องทางออนไลน์ ตลอดจนเปิดเผยเรื่องดังกล่าวผ่านระบบสารสนเทศของตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (SETLink) ด้วย

การจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (E-meeting หรือ VDO conference):

แม้ว่าตามกฎหมายบริษัทจะสามารถจัดการประชุมสามัญประจำปีผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาเงื่อนไขสำคัญของการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ คือผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งในสามขององค์ประชุมจะต้องอยู่ในที่ประชุมเดียวกัน ซึ่งเงื่อนไขดังกล่าวเมื่อปรับใช้กับกรณีของบริษัทจดทะเบียนที่มีผู้ถือหุ้นเป็นจำนวนมาก  อาจถือได้ว่าเป็นการชุมนุมของประชาชนอันอาจเป็นการฝ่าฝืนต่อมาตรการป้องกันการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ได้

ยิ่งไปกว่านั้น บริษัทใดที่มีความประสงค์ที่จะประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ จะต้องดำเนินการประชุมและจัดเตรียมกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ตามวิธีการที่กำหนดไว้ในประกาศและคำชี้แจงของหน่วยงานรัฐ ดังต่อไปนี้

  • ประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติฉบับที่ 74-2557 เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
  • ประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
  • คําชี้แจงกรมพัฒนาธุรกิจการค้า เรื่องการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

เมื่อพิจารณาเงื่อนไขของประกาศต่าง ๆ ทั้ง 3 ข้อข้างต้น ในทางปฏิบัติ การประชุมผ่าน สื่ออิเล็กทรอนิกส์ยังอาจปฏิบัติไม่ได้  ประกอบกับในปัจจุบันยังไม่มีประกาศเพิ่มเติมจากกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม เกี่ยวกับแนวทางที่ชัดเจนของเงื่อนไขการจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าว โดยเฉพาะระบบควบคุมการประชุมที่ต้องมีองค์ประกอบพื้นฐานที่มีกระบวนการรักษาความมั่นคงปลอดภัยด้านสารสนเทศ ตามประกาศข้อ ข. ข้างต้น ในกรณีนี้ถือว่าเป็นเรื่องที่ต้องรอให้รัฐบาลออก พระราชกำหนดเพื่อให้คลอบคลุมการยกเว้น หรือผ่อนผันเงื่อนไขของการจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวต่อไปในอนาคต

Business Operation Manual during COVID-19 Pandemic

Business Operation Manual during COVID-19 Pandemic

With the ongoing COVID-19 pandemic, businesses face many new challenges, whether in connection with   the working condition, financial stability or management of their human resources. With the implementations of several announcements under the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005) (“EPAES”), Communicable Diseases Act B.E. 2558 (2015) (“CDA”) on top of the new social distancing guideline and hygiene protocol, businesses are forced to make unconventional changes to their usual operation. Transitions can be messy with multiple legal implications, thus, below are some of the possible paths allowable under the Thai Labour Protection Act B.E. 2541 (“LPA”).

Path 1: Financial Cutbacks

Seeing the current COVID-19 situation in addition to the new social distancing guideline. It can be difficult for businesses to operate under these new conditions. Business sectors such as: restaurants, airlines or hotels are only some of those heavily affected. Understandably, some businesses may be forced to tune their financial stability by various means. A pay-cut policy is possible only if the workers consented to it, but in reality, it will not be that easy. The LPA protects the payment of salary under the “Condition of Employment”, a pay-cut would mean a decrease in the Condition of Employment, therefore, not allowed by law. 

On one hand, businesses may make a plea to the Labour Department (Inspector) that the business is suffering financially from COVID-19’s impacts. Under this method, businesses may cut up to 25% (maximum) from the usual worker salaries. Currently, the Thai Labour Department is providing an online portal to make the said plea (https://s97.labour.go.th/pub_m75/M75Form.php). Note that the company must notify the workers and Labor Inspector at least three days prior to implementing such measure.

On the other hand, business may also invoke “force majeure” to temporary close its business operation and not pay the salaries at all. With this being said, force majeure should not be taken lightly, it has potential legal backlashes. At this point, it is unclear whether COVID-19 pandemic will be considered as force majeure by the Thai Court.

As a viral outbreak is uncommon in Thailand and there are no clear interpretations whether neither of the two above measures are legally correct. To avoid a messy lawsuit, it is best to obtain consent from the workers and seek legal advices.

Path 2: Layoffs

For layoffs, businesses must pay severance payments. The LPA stipulated that the severance payment must be calculated based on each worker’s length of service. Intentionally withholding the severance payment has real legal consequences. Nonetheless, there are exceptions that would excuse businesses from paying the severance payment. Termination from embezzlement, willful misconduct or severe disobedience breaching the company’s work rules would be examples of such. Nonetheless, there must be evidence to support these severe termination claims.

With this being said, layoffs due to COVID-19 does not fall under the exceptions. Terminations from financial loss or bad economy does not warrant for withholding the severance payment. Unwarranted actions are likely to bring about the “unfair termination” lawsuit that could escalate to a court battle. If true, businesses will have to prove to the court that there are no other alternatives except layoffs and withholding the severance payment.  

The simplest approach would be to negotiate with the workers and come to a mutual termination agreement. This way the severance package can be negotiated leaving both parties satisfied while also minimizing legal backlashes.

Path 3: Social Distancing

The so called “social distancing” is undoubtably one of the most popular options in the digitized world. Working remotely has never been easier, many new applications such as: Skype, Microsoft Team, Zoom or Google Hangouts have enabled businesses to continue their operation without the workers being physically present on site. If full digitization is not possible, businesses may also consider separating workers into teams and create a rotating shift system, thereby minimizing unnecessary contacts.

Bear in mind that any change to the work rules must comply with the law and fully consented by the workers. Again, the LPA protects the “Condition of Employment”, this is including: working hours, salaries, working environment and so on. Simply put, businesses are not allowed to implement any new working rules that would be “worst or less favourable” than the usual working rules. Nevertheless, incorporation of social distancing guideline into the work rules is likely to be viewed as a “better or favourable” working rules, provided that the workers are still entitled to the usual salary and benefits along with a formal consent. Still, businesses should be wary that the change of working rules must not create unnecessary hardship for the workers (less favourable working condition). To this end, the social distancing switch is not easy but will allow continuous business operation, as well as, minimizing financial impacts from the COVID-19 pandemic.

Ultimately, it is undeniable that businesses across the globe are feeling the impacts of COVID-19. In preparation of a pro-longed pandemic and shutdown, businesses must adapt and evolve to conform with the new global norms. Regardless of the path chosen, businesses should come to a mutual understanding with their workers before taking further actions. Factors such as: legal, financial, economic, social and ethical are all crucial and should be considered. With no end in sight, businesses are advised to tread lightly as there is no one-size-fit-all path.

By:

Chart Chotiphol

Counsel/Business Development

Thailand: COVID -19 State of Emergency Announcement

Thailand: COVID -19 State of Emergency Announcement

To flatten the curve of the quickly rising COVID-19 cases, the Thai government has declared state of emergency as per the “Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation B.E. 2548 (2005)” (“EPAES”) which will provide more enforcement power to the Prime Minister with the approval from the Council of Ministers  to perform actions and impose policies in unusual circumstances.  This has taken effect since March 26, 2020 (end date to be determined) in the Bangkok metropolis and other provinces. The EPAES is nationwide, but the governor of each provinces will have the authority given by the Prime Minister plus the approval and the Council of Ministers to implement new rules and regulations as appropriate. Overall, the Prime Minister will have administrative power to counteract the ongoing outbreak, it is likely that stricter quarantine protocol will be imposed if COVID-19 remain unchecked.

What are the new standard protocols in this situation?

Social distancing rules and maximum hygiene protocols, including the use of all necessary goods such as: facemask, disinfectant gel and infection screening etc.

Each province is responsible for its own quarantine protocol, this is upon the discretion of the province’s respective governors. Rules and regulations may vary. Therefore, residents should be mindful of the local protocol.

What will happen now?

  • Currently, the curfew is from 10.00 pm – 04.00 am which will take effect from 3 April 2020 onwards (with certain exceptions). The hours may change depending on the local situation, there will be officers enforcing the curfew;
  • Pharmacies, banks, supermarkets, retailers of essential goods will remain opened, except during curfew hours;
  • Public transportation will be suspended during curfew hours; 
  • Movements between provinces will be restricted with checkpoints (exemptions apply);
  • Close of border (exemptions apply);
  • Thais are “discouraged” to travel aboard, foreigners may still leave;
  • No hoarding or stockpiling of essential goods;
  • No public gathering that could increase social risks (i.e. unrest and spread of infection etc.);
  • Public venues with large crowd are to be closed (previously announced);
  • Censorship of media (primarily aim toward fake news);
  • All public and private hospitals are ordered to make availability;
  • Schools, universities, hotels, stadiums, temples gathering halls are requested to be converted into field hospitals (if necessary);
  • Governmental facilities and authorities will still open but under new operating hours.

What does the EPAES implies?

  • The Public are not allowed outside of his/her residence during curfew hours;
  • Prohibition of news media, articles or any related materials which may contain false information or disrupt public order;
  • Cease of all public and private transportations (exemptions to be determined);
  • No entry into any public buildings, institutions or facilities;
  • Evacuation of the public in areas that are deemed unsafe.

What are the powers of the officers?

  • To arrest any suspected individual/entity that is believed to cause emergency situation;
  • To summon any suspected individual;
  • To seize any weapons, goods, chemical substances or any related objects that are believed to cause emergency situation;
  • To search, disassemble, remove or destroy any buildings, structures or barriers for enforcement purposes;
  • To censor, suppress or suspense any media that is found to disrupt public order;
  • To order the cease, order or suppress of any actions that are found to disrupt public order;
  • To debar any individuals from leaving Thailand;
  • To evict alien citizen that is believed to cause emergency situation from Thailand;
  • To place restrictions on sale of arms, weapons, chemical substance or any other materials that may provoke unrests;
  • To allow military personnel to assist with the enforcement of EPAES.

Penalties

Failure to comply with the EPAES will result in a fine up to THB 40,000, two years imprisonment or both. Other penalties may also apply, for example: violations of the Communicable Disease Act B.E. 2558 (2015) (“CDA”).

All and all, we have been seeing the heightening of protocols to match the aggression of COVID-19, we expect more to be enacted in the coming days, we will keep you posted as the situation continues to unfold. For further assistance, please contact us at law@ilct.co.th.

Covid-19 Grace Period for Intellectual Property (IP) related Prosecution

Covid-19 Grace Period for Intellectual Property (IP) related Prosecution

As Covid-19 (“Coronavirus”) continues rampage through the country, Thailand Department of Intellectual Property (“DIP”) will be allowing applicant/owner to file a request for a grace period extending the usual deadline. This grace period is preliminary provided for those who is directly affected by Covid-19. Further explanations are below.

What does this Covid-19 grace period cover?

Everything that is under the administration of DIP, including: patents, petty patents, design patents, trademarks, geographical indications and topography of integrated circuits.

This grace period will apply to all IP related prosecution process, such as: application deadline, opposition deadline, registration deadline, office action deadline or any payment deadline.

Who can apply for this?

The owner/applicant.

How does this work?

For individual, he/she must submit relevant documents showing evidence of sickness and treatment of Covid-19. In short, documents showing that Covid-19 has directly affected the ability to handle IP prosecution.

For company, it must prove that Covid-19 has directly impact and hinder the handling process of the related IP prosecution process. If the CEO or director became ill from Covid-19, he/she can submit related medical document on behalf of the company.   

It is uncertain whether agent/lawyer can make a similar claim. At this time, it would seem that DIP will only allow a request made directly by the applicant/owner.

What are the required documents?

  • Copy of the passport of the affected person (important);
  • Medical certificate showing Covid-19 infection (important);
  • Document proving resident within Covid-19 outbreak areas (important);
  • Document verifying high-risk individual, close proximity of the infected or close proximity to those returning from high-risk areas;
  • Any document that may prove direct impact from Covid-19 outbreak;
  • Document verifying Covid-19 infection or outbreak have ended (important);

It is unclear as to how the Thai examiner/registrar will review these documents. Nonetheless, we have marked the important documents that should be submitted, and we will further discuss with the examiner/registrar if this is the case.

What happen after I submit the documents?

Once submitted, the examiner/registrar will review the request on a case-by-case basis. If approved, the applicant/owner will be granted a 30 days extension from the approval date. On the other hand, if the request is rejected, the applicant/owner can file an appeal within 15 days from the decision date. Once again, it is uncertain as to how DIP will calculate the dates.  

Our recommendation

Avoid applying for a Covid-19 grace period unless it is necessary. Seeing multiple uncertainties, including document criteria, deadline on top of examiner/registrar own discretion, it may not be beneficial for owner/applicant to use this. There are considerable risks involve, if the request should fail it may subsequently cause the related IP matter to lapse.

Overall, we recommend that applicant/owner/agent maintain the formal deadline and prepare ahead of time. Our firm has implemented a work-from-home protocol and we are ready to assist you. If you have further question or concern, please contact ipgroup@ilct.co.th.

By:

Chart Chotiphol

Counsel/Business Development

Thailand: Conditions on International Flights during COVID-19 Pandemic

To flatten Thailand’s COVID-19 curve, the Civil Aviation Authority of Thailand (“CAAT”) had imposed a ban on all international flight entering Thailand since April 3, 2020. Nevertheless, seeing the stabilization of the local cases and effective social distancing protocol for the past months, Thailand will be resuming international flight, effective from July 1, 2020.

According to CAAT’s Notification re: Conditions for International Flight Permit to Thailand, CAAT has stipulated several conditions for special flights and passenger flights inbound for Thailand.

To flatten Thailand’s COVID-19 curve, the Civil Aviation Authority of Thailand (“CAAT”) had imposed a ban on all international flight entering Thailand since April 3, 2020. Nevertheless, seeing the stabilization of the local cases and effective social distancing protocol for the past months, Thailand will be resuming international flight, effective from July 1, 2020.

According to CAAT’s Notification re: Conditions for International Flight Permit to Thailand, CAAT has stipulated several conditions for special flights and passenger flights inbound for Thailand.

1). Special flights

The following types of aircraft are eligible for CAAT’s permission for incoming, outgoing, flyover and/or landing in Thailand:

  • State or military aircraft
  • Emergency landing aircraft
  • Technical landing aircraft (no embarking of passengers)
  • Aircraft on a humanitarian, medical or relief mission
  • Aircraft for repatriation
  • Cargo aircraft

2). Passenger Flights

For passenger aircraft to be given with CAAT’s permission, passengers or persons on board must be one of the following categories:  

  1. Thai nationals
  2. Person invited by the Thai government
  3. Non-Thai nationals, who are spouse, parents or children of a Thai national
  4. Non-Thai nationals holding a valid certificate of residence or permission for residence
  5. Non-Thai nationals holding a valid working permit, including spouse and children of the same
  6. Carriers of necessary goods (must depart immediately after the mission has been completed)
  7. Aircraft crew members (must have a complete travel itinerary)
  8. Foreign students, including parents or guardians of the same
  9. Foreign nationals seeking medical assistance/treatment in Thailand (excluding COVID-19)
  10. Diplomats, international organization representatives or foreign government representatives, including spouse, parents, or children of the same
  11. Foreign nationals with a special arrangement permitted by the Thai authorities

Passenger flights under the above conditions must also adhere to all local regulations (i.e. Thai immigration law, communicable diseases law, air navigation law, and the Emergency Decree on Public Administration in Emergency Situation). Additionally, all passengers must comply with all COVID-19 related screening process (e.g. COVID-19 RT-PCR), as well as, 14-day state required quarantine. Please refer to our previous article on Thailand’s COVID-19 immigration rules, procedures and required documents (see: Immigration Rules)  

We will provide further updates on further regulation, tourism related travel and travel bubble as the information becomes available in the near future. For any assistance, please contact us at law@ilct.co.th.  

By:

Chart Chotiphol

Counsel/Business Development

1 2