การจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

สืบเนื่องจากข้อจำกัดบางประการของหลักเกณฑ์การปฏิบัติในการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ลงวันที่ 27 มิถุนายน 2557 ไม่ว่าจะเป็น

(1) ข้อกำหนดในเรื่อง 1 ใน 3 ขององค์ประชุมต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน ซึ่งไม่สอดคล้องกับมาตรการการเว้นระยะห่างทางสังคม (Social Distancing) ที่ทางภาครัฐได้กำหนดไว้เพื่อควบคุม และลดการแพร่ระบาดของโรคตามคำแนะนำขององค์การอนามัยโลก และ

(2) ข้อกำหนดที่ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดต้องอยู่ในราชอาณาจักรในระหว่างการประชุม ซึ่งไม่สอดคล้องกับสภาพการทำงานทั้งในภาครัฐและเอกชนในสถานการณ์การระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 จะเห็นได้จากบริษัทต่าง ๆ เป็นจำนวนมาก ที่ต้องเลื่อนการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นออกไปโดยไม่มีกำหนด

ล่าสุด เมื่อวันที่ 18 เมษายน 2563 พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 จึงได้ถูกประกาศขึ้น โดยให้มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 19 เมษายน 2563 เป็นต้นไป ด้วยการยกเลิกประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ฉบับข้างต้น ซึ่งรวมถึงการยกเลิกข้อกำหนดตาม (1) และ (2) ที่กล่าวข้างต้นด้วย อันเป็นผลให้นิติบุคคลสามารถจัดการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ โดย 1 ใน 3 ขององค์ประชุมไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน และผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องอยู่ในราชอาณาจักรระหว่างการประชุมอีกต่อไป

บริษัทใดที่มีความประสงค์จะจัดประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ตามพระราชกำหนดนี้ ในฐานะที่ตนเป็นผู้มีหน้าที่จัดการประชุม จะต้องดำเนินการต่าง ๆ ตามที่ระบุไว้ในข้อ 9 (1) ถึง (5) ของพระราชกำหนด ซึ่งมีประเด็นสำคัญที่สมควรพิจารณาคือ ข้อกำหนดในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลตามข้อ 9 (4) และ ข้อ 9 (5) ตามพระราชกำหนด ที่กำหนดให้บริษัทต้องบันทึกเสียง หรือทั้งเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุมทุกคนตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมในรูปข้อมูลเล็กทรอนิกส์ เว้นแต่เป็นการประชุมลับ และต้องจัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน และให้ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุมด้วย และยิ่งไปกว่านั้นการดำเนินการดังกล่าวจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้ประกาศและกำหนด (มาตรฐานฯ ที่ออกตามพระราชกำหนดฉบับนี้ โดยประกาศในราชกิจจานุเบกษา) ตามที่ระบุไว้ในข้อ 7 และข้อ 12 ของพระราชกำหนด  

เมื่อพิจารณาจากคู่มือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้จัดทำและเผยแพร่ขึ้นในเว็บไซต์ (ณ วันที่จัดทำ Newsletter ฉบับนี้) ได้มีการกำหนดรายละเอียดของมาตรฐานรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์นั้น ซึ่งพอสรุปคร่าว ๆ ได้ในเรื่องต่อไปนี้   

  • มีเทคโนโลยีหรือมาตรการป้องกันมิให้มีการเปลี่ยนแปลงหรือแก้ไขบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพของผู้ร่วมประชุม
  • มีวิธีการที่เชื่อถือได้ในการระบุตัวตนผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบควบคุมการประชุม เพื่อให้สามารถยืนยันได้ว่า ข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ได้ดำเนินการโดยผู้มีสิทธิในการเข้าถึงเท่านั้น โดยอย่างน้อยต้องครอบคลุมเรื่อง ดังต่อไปนี้
    • การระบุตัวตน (Identification)
    • การยืนยันตัวตน (Authentication)
    • การอนุญาตเฉพาะผู้มีสิทธิเข้าถึง (Authorization)
    • ความรับผิดชอบต่อผลของการกระทำ (Accountability)

ณ ขณะนี้ (ในระหว่างที่รอ “มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์” ที่จะออกตามพระราชกำหนดนี้โดยกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม และโดยประกาศในราชกิจจานุเบกษา) บริษัทที่ประสงค์จะประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับมาตรฐานการรักษาความมั่งคงปลอดภัยดังกล่าวได้จากคู่มือการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้จัดทำและเผยแพร่ขึ้นในเว็บไซต์ ณ ปัจจุบัน ไปก่อน http://dmsic.moph.go.th/index/detail/8076